Реализација пројекта „Дигитализација општинске архиве“ омогућила је низ предности у раду администрације локалне самоуправе и пружања услуга клијентима- саопштила је данас помоћница председника Општине за међународну сарадњу и пројекте Јулијана Јованић и прецизирала да је партнер на овом пројекту Градска општина Звездара:
- Побољшање ИТ система у Општинској управи Кикинда постиже се надоградњом постојећег софтверског система који омогућава додавање визуелног приказа документа и генерисање излазних резултата. Наиме, садашњи ИТ систем омогућава нотирање предмета и докумената у предмету само по називима. Право унапређење постојећег система је у дизајнирању и примени нових процедура рада које би подразумевале скенирање улазних докумената које подносе грађани у писарници у Услужном центру, затим електронско слање тих докумената у орган решавања, њихово решавање, додавање електронског потписа и придруживање решења, односно излазног резултата које у процесу обраде већ настаје у електронском облику, предмету који се решава, дистрибуција решења грађанину и електронско архивирање предмета. Брзо и једноставно претраживање архивираних предмета омогућава референтима ефикаснији рад без губљења времена на одлазак у архиву, ручно проналажење предмета и потребних информација или копирање делова предмета потребних за обрађивање предмета који је у процесу решавања. Дигизализација докумената отвара и могућност укрштања предмета и нивоа приступа што омогућува запосленима знатно ефикаснији рад и доприноси добрим колегијалним односима - појашњава она.
Тренутна приступачност свим потребним информацијама омогућава менаџерима да доносе квалитетније одлуке. Могућност увида у број решених предмета као и предмета у процесу решавања, омогућава праћење учинка запослених од стране менаџмента општинске управе. Такође могу се идентификовати уска грла – застоји у процесу решавања предмета, на тај начин менаџмент може реаговати врло брзо и предузети мере у циљу отклањања застоја.
Вредност пројекта који се реализује годину дана износи око 172.000 евра, од чега ЕУ учествује са око 154.000, а општина Кикинда са нешто више од 17.800 евра.