Realizacija projekta „Digitalizacija opštinske arhive“ omogućila je niz prednosti u radu administracije lokalne samouprave i pružanja usluga klijentima- saopštila je danas pomoćnica predsednika Opštine za međunarodnu saradnju i projekte Julijana Jovanić i precizirala da je partner na ovom projektu Gradska opština Zvezdara:
- Poboljšanje IT sistema u Opštinskoj upravi Kikinda postiže se nadogradnjom postojećeg softverskog sistema koji omogućava dodavanje vizuelnog prikaza dokumenta i generisanje izlaznih rezultata. Naime, sadašnji IT sistem omogućava notiranje predmeta i dokumenata u predmetu samo po nazivima. Pravo unapređenje postojećeg sistema je u dizajniranju i primeni novih procedura rada koje bi podrazumevale skeniranje ulaznih dokumenata koje podnose građani u pisarnici u Uslužnom centru, zatim elektronsko slanje tih dokumenata u organ rešavanja, njihovo rešavanje, dodavanje elektronskog potpisa i pridruživanje rešenja, odnosno izlaznog rezultata koje u procesu obrade već nastaje u elektronskom obliku, predmetu koji se rešava, distribucija rešenja građaninu i elektronsko arhiviranje predmeta. Brzo i jednostavno pretraživanje arhiviranih predmeta omogućava referentima efikasniji rad bez gubljenja vremena na odlazak u arhivu, ručno pronalaženje predmeta i potrebnih informacija ili kopiranje delova predmeta potrebnih za obrađivanje predmeta koji je u procesu rešavanja. Digizalizacija dokumenata otvara i mogućnost ukrštanja predmeta i nivoa pristupa što omogućuva zaposlenima znatno efikasniji rad i doprinosi dobrim kolegijalnim odnosima - pojašnjava ona.
Trenutna pristupačnost svim potrebnim informacijama omogućava menadžerima da donose kvalitetnije odluke. Mogućnost uvida u broj rešenih predmeta kao i predmeta u procesu rešavanja, omogućava praćenje učinka zaposlenih od strane menadžmenta opštinske uprave. Takođe mogu se identifikovati uska grla – zastoji u procesu rešavanja predmeta, na taj način menadžment može reagovati vrlo brzo i preduzeti mere u cilju otklanjanja zastoja.
Vrednost projekta koji se realizuje godinu dana iznosi oko 172.000 evra, od čega EU učestvuje sa oko 154.000, a opština Kikinda sa nešto više od 17.800 evra.